Автоматизация аптеки

Автоматизация аптек и атпечных сетей на базе програмного продукта “1С:Аптека для Украины”

Отраслевое решение “1С:Аптека для Украины” предназначена для работы со специфическим ассортиментом (лекарственные средства, товары медицинского назначения) и бизнес-процессами (посерийный учет лекарственных средств, контроль фальсификатов и сроков годности, контроль правил ценообразования и т.д.) аптек, как в варианте одиночной аптеки, так и сети аптек.

Основные функциональные возможности отраслевого решения:

• Оформление прихода лекарственных средств от контрагента на склады аптек, в том числе в ордерном (двухфазовом) режиме;
• Оформление перемещения лекарственных средств между аптеками, внутренними складами аптек, аптеками и складами предприятия, в том числе в ордерном режиме;
• Оформление возвратов товаров от покупателей (реализованы механизмы автоматического создания необходимых документов при возврате “Не День в День” в режиме РМК);
• Оформление документов инвентаризации лекарственных средств (“Инвентаризация товаров”, “Списание товаров”, “Оприходование товаров”);
• Оформление приходных и расходных кассовых ордеров непосредственно в аптеках;
• Оформление документов перемещения денежных средств между аптеками, внутренними кассами аптек, аптеками и кассами предприятия;
• Оформление чеков продажи, и по окончании смены сводного отчета по РРО, с учетом возвращенных товаров в смену;
• Работа с эквайринговыми системами, учет оплат товаров по платежным картам, учет договоров эквайринга и условия возвращения / не возвращения торговой уступки эквайрером при возврате товаров;  
• Возможность использования процентных скидок по дисконтным картам (накопительные скидки), скидки с разделением по аптекам, скидки контрагентам, скидки на сумму чека, скидки по времени действия, по количеству товара, по виду оплаты;
• Поддержка торгового оборудования: регистраторы расчетных операций (РРО), терминалы сбора данных, сканеры штрихкодов, весовое оборудование, дисплеи покупателя, платежные терминалы, ридеры магнитных карт.
• Учет торговых операций в конфигурации “1С:Аптека для Украины” ведется в одной валюте – в гривнах.

Применение отраслевого решения для автоматизации аптек, аптечных киосков и сетей аптек позволит существенно сократить затраты и сроки ввода системы в эксплуатацию, по отношению к универсальным решениям, благодаря реализации в нем основных бизнес-процессов, свойственных успешным предприятиям этой отрасли.

Функциональные возможности редакции 2.0

При разработке новой редакции программного продукта “1С:Предприятие 8. Аптека для Украины”, были учтены результаты внедрения и эксплуатации конфигурации на более чем 200 предприятиях отрасли. Компания Profex Team автоматизировала сеть аптек “Ликия”.

Структура розничной сети

Розничная сеть может состоять из любого количества аптек, в которых осуществляется розничная и оптовая продажа товаров медицинского назначения. Каждая аптека, в свою очередь, может иметь несколько складов, часть из которых используется для хранения товаров, другие – в качестве торговых залов. Торговые залы также могут иметь выделенные по учету отделы, представленные в программе отдельными складами. Розничные продажи в торговых залах аптек могут оформляться на одном или нескольких рабочих местах первостольников.

Описанная выше структура сети поддерживается информационными базами, созданными на основе конфигурации “1С:Аптека для Украины”. Программа предоставляет возможность работы в режиме распределенных информационных баз на двух уровнях: по аптекам и по рабочим местам первостольника.

• Распределенная информационная база (РИБ) по аптекам позволяет установить надежный обмен данными между аптеками с разделением документооборота. В главном узле распределенных информационных баз консолидируется информация по всем аптекам сети.
• РИБ по рабочим местам предоставляет пользователю оптимизированный по объему данных обмен между сервером аптеки и кассовой линейкой, обеспечивающий автономную работу касс.

Обмен данными может производиться автоматически или инициироваться пользователем.

Предусмотрены механизмы администрирования пользователей информационной базы удаленных узлов распределенной информационной базы из главного узла конфигурации “1С:Аптека для Украины”.

Учет операций по нескольким организациям

В конфигурации “1С:Аптека для Украины” наряду с учетом в разрезе аптек реализован учет в разрезе организаций, где каждый склад (торговый зал) может быть отнесен к определенной организации.

В системе реализованы механизмы автоматического определения ставки НДС в момент продажи товара со складов аптеки. Система налогообложения устанавливается для каждой организации. В момент продажи товара торговый зал (склад) и организация автоматически определяются номенклатурной группой, к которой товар принадлежит. Это делает возможным оформление продаж от имени нескольких организаций, использующих различные системы налогообложения.

Ведение справочника номенклатуры

Программа позволяет вести учет продажи товаров и услуг неограниченного количества видов. Для каждого вида товаров может быть указана детализация ведения учета складских запасов, а именно уровень номенклатурной позиции в иерархии или с учетом ее характеристик. Для вида номенклатуры определяются шаблоны ценников и этикеток, необходимых для представления товара в торговом зале.

В прикладном решении “1С:Аптека для Украины” ведется учет по сериям для лекарственных средств. Серийный учет лекарственных средств реализован на базе механизма характеристик. Для каждой учетной позиции предоставляется возможность хранить данные об артикуле, единице измерения, наборах упаковок, ставке НДС, стране происхождения товара. Предусмотрена возможность подбора единиц измерения из КСПОВО (Класифікатор системи позначень одиниць вимірювання та обліку). Пользователь может ввести описание товара и сохранить его изображение, а также определить виды дополнительных реквизитов и сведений о товаре, которые нужно хранить в системе.

Ведется раздельный учет движения и продажи товаров, закупленных от поставщика, и наборов, собранных непосредственно в аптеке.

Решение позволяет вести учет аналогов лекарственных средств, позволяющий найти замену отсутствующему лекарственному средству или товару. Реализован механизм загрузки/выгрузки документов из внешнего файла (форматы txt, dbf, xls, mxl, exp, mmo).

В документах осуществляется контроль фальсифицированных препаратов, а также серий с истекшим сроком годности.

Программа поддерживает технологию штрихового кодирования товара, предоставляя пользователю возможность сохранения информации о коде производителя или генерации внутреннего штрихового кода как для штучного, так и весового товара. Программа хранит и распознает штриховые коды различных типов: CODE 128, CODE 39, EAN 128, EAN 13, EAN 8.

Управление ценообразованием

В отраслевом решении “1С:Аптека для Украины” поддерживаются различные способы управления розничными ценами в торговой сети. Центральный офис сети может назначать розничные цены как для всей сети в целом, так и для групп аптек или каждой аптеки отдельно. На отдельные группы номенклатуры розничные цены могут также назначаться менеджером аптеки.

При вводе информации о поступлении товара пользователь может контролировать изменение цены закупки товара и принимать решение о назначении новой розничной цены. Система предоставляет удобный сервис расчета цены с учетом величины изменений цен закупки.

Реализовано отложенное применение розничной цены, при котором можно применить назначенные в офисе новые цены для всей или части номенклатуры в любой технологически обусловленный момент времени.

Ценники и этикетки можно формировать и печатать как из документа ценообразования, так и из специального интерфейса.

Отраслевое решение предоставляет широкие возможности управления скидками с установленной розничной ценой в зависимости от различных условий и ситуаций:

• количества товара в чеке;
• суммы чека;
• времени покупки;
• вида дисконтной карты покупателя;
• личных данных покупателя;
• количества купленного товара;
• суммы покупки;
• подарок при покупке набора товаров и др.

Условия предоставления скидки вынесены в отдельный справочник. Это позволяет предоставлять скидку при одновременном выполнении нескольких разнородных условий. Поддерживаются накопительные схемы как с заменой, так и без замены дисконтных карт покупателя при пересечении порога накопления, учет подарочных сертификатов. Скидки рассчитываются автоматически или по команде пользователя.

Учет товародвижения

Конфигурация поддерживает учет следующих операций с товарами:

• Заказ поставщику;
• Заказ на перемещение;
• Поступление от поставщика;
• Сборка товаров;
• Реализация в розницу и мелким оптом;
• Перемещение товаров между аптеками;
• Перемещение между складами одной аптеки;
• Инвентаризация;
• Оприходование;
• Списание;
• Передача между организациями.

Документы поступления и реализации могут оформляться с использованием ордерной схемы в соответствии с настройками аптеки. Ордерная схема представляет собой перемещение в буферный список товаров, необходимых к принятию или отгрузке со склада. Фактическая же операция с товарным остатком на складе производится документами Расходный ордер на товары или Приходный ордер на товары. Перемещения между складами одной аптеки производятся с помощью отдельного документа Ордер на перемещение.

Программа поддерживает схему централизованного снабжения розничной сети со склада управляющей системы с помощью документов Заказ на перемещение и Перемещение товаров. Перемещения между аптеками всегда производятся по ордерной схеме для обеспечения правильных товарных остатков по каждой из аптек.

Поступление товара от поставщика оформляется на основе накладной поставщика, сопровождающей поставку, или на основании заказа поставщику. В последнем случае пользователю представляется отчет об исполнительности поставщика, в котором для каждого поставщика выводится информация о расхождениях при поставке товара или несвоевременности поступления товара.

Заказы на перемещение и заказы поставщику могут быть составлены менеджером аптеки на основе анализа продаж и остатков товара в торговом зале и на складах аптеки.

Реализованы схемы автоматического распределения товаров по отделам аптеки: при фактическом приеме товара оператор может распределить поставку по отделам (складам) аптеки в зависимости от номенклатурной группы товара.

Конфигурация “1С:Аптека для Украины” позволяет проводить анализ любых складских операций. Регистрация возвратов от покупателя и возврат поставщику, списание товара могут производиться с указанием причины производимого действия. Отчет в разрезе аналитик хозяйственных операций предоставляет пользователю детальную информацию о размерах и причинах потерь при ведении торговой деятельности.

Оформление продаж

Отраслевое решение предоставляет пользователю специализированный интерфейс рабочего места первостольника для оформления розничных продаж потоковым методом. Интерфейс рабочего места первостольника реализован в режиме обычного приложения и адаптирован для использования на дисплеях небольшого размера и для работы с программируемой клавиатурой. Интерфейс рабочего места первостольника позволяет ограничить возможности первостольника только допустимыми операциями в соответствии с принятой на предприятии технологией ведения кассовых операций. Конфигурация позволяет первостольнику регистрировать продажу товара на разные организации и печатать чеки на соответствующем организации фискальном регистраторе или принтере документов.

Поддержаны операции возврата товаров от покупателя в течение рабочего дня и после закрытия кассовой смены. При возврате автоматически формируется пакет необходимых документов.

Поддерживается учет различных видов оплаты: оплата наличными, платежной картой, банковским кредитом и подарочными сертификатами. Расширены возможности учета денежных средств: система позволяет учитывать денежные средства, внесенные в кассу РРО для размена, и частичную выемку денежных средств из кассы РРО. Поддерживается инкассирование денежных средств в банк из операционной кассы аптеки.

Управление персоналом аптеки

В конфигурации “1С:Аптека для Украины” поддерживается планирование и регистрация фактического рабочего времени сотрудников аптеки, а также оформление продаж с указанием первостольника, обслужившего покупателя. Это позволяет контролировать работников и применять прозрачную систему мотивации персонала.

Анализ деятельности предприятия

В отраслевом решении “1С:Аптека для Украины” формируется более 30 видов аналитических отчетов с разным уровнем группировки и детальными расшифровками по всем видам операций. Например:

• Отчет по продажам, отчет по возвратам;
• Товарный отчет;
• Отчет по минимальным остаткам;
• Отчет по чекам РРО;
• Розничный прайс-лист;
• Показатели эффективности.

Представлены абсолютные значения показателей за период, средние значения, динамика показателей с течением времени и относительные показатели эффективности торговых операций. Особое внимание уделено анализу продаж, как в разрезе товарных групп, так и групп покупателей, оценке эффективности применяемых скидок, распродаж.

Работа с торговым оборудованием

Программа позволяет работать с регистраторами расчетных операций (РРО), предоставляя в соответствии с законодательством все необходимые отчеты по кассовой смене, а также с нефискальными принтерами документов в случае ведения единого налога. Пользователю предоставляется возможность настройки шаблонов для печати чеков на подключенных ленточных принтерах.

Предоставляется возможность принимать оплату по банковским платежным картам с помощью эквайрингового терминала.

Поддерживается работа и с другими видами используемого в розничной торговле оборудования: дисплеями покупателей, считывателями магнитных карт, а также оборудованием для поддержки технологии штрихкодирования: сканеры штрихкодов, терминалы сбора данных, принтеры штрихкодов и весы с возможностью печати этикеток.

Интеграция с внешними информационными системами

Прикладное решение реализовано на платформе 1С:Предприятие 8.3 В конфигурации “Аптека для Украины” поддерживается двусторонний обмен данными с конфигурацией “1С:Управление торговлей для Украины” редакции 3.1. При совместном использовании “1С:Управление торговлей для Украины” выступает в роли управляющей системы, которая поставляет в конфигурацию “1С:Аптека для Украины” нормативно-справочную информацию. “1С:Аптека для Украины” обеспечивает оперативный учет операций в розничных точках аптечной сети.
Аптечная сеть может состоять из любого количества аптек. При взаимодействии аптеки и центрального офиса все данные по аптеке обобщаются. То есть в “1С:Управление торговлей для Украины” не передается информация о перемещениях товаров и денежных средств внутри аптеки и детальная информация о розничных продажах. Внешние операции по каждой аптеке, такие как  прием товара, продажа товара мелким оптом, передача товара в другую аптеку, результаты проведенной инвентаризации на складах и т.д. – передаются полностью. Розничные продажи сворачиваются в Отчеты о розничных продажах с точностью до РРО и передаются в Управление торговлей.

Конфигурация “1С:Аптека для Украины”, установленная в магазинах, может обмениваться данными с конфигурацией “1С:Управление торговлей для Украины” центрального офиса непосредственно или через центральный узел “1С:Аптеки для Украины”, который объединяет несколько аптек. Такая топология сети позволяет уменьшить нагрузку на сервера центрального офиса и повысить надежность распространения информации по сети с помощью внутренних обменов “1С:Аптеки для Украины”. В центральных узлах “1С:Аптеки для Украины” появляется возможность контролировать товарные остатки в подчиненных аптеках и оперативно перемещать товары между аптеками.